エクセルを使った名刺管理の方法｜フリーソフト6選＆自作管理方法を紹介

今回のコラムでは、BtoBの営業戦略には欠かせない名刺管理をエクセルで実現する方法や、名刺管理ができるフリーソフトなどを紹介する。

ビジネスマンにとって、名刺管理は煩雑化しやすい作業だ。でも一枚の名刺から大きな人脈が生まれることにつながるのでおろそかにはできない。

効率よく名刺管理を行うためのソフトやアプリをぜひ活用してもらいたい。

放置されている名刺から商談を作る方法

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PDF資料の主な内容

1. アンケートメールを名刺リストに送付して商談を作ったIT企業の事例
2. オンラインセミナーのメールを名刺リストに送付して商談を作った製造業の事例

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エクセルで名刺管理をする方法

表計算ソフト・エクセルを使うことで、名前の昇順ソートや検索が可能になる。さらに名刺管理の効率化を図ることができるだろう。ある程度のエクセル操作スキルを持ち合わせていれば、名刺管理も容易な作業となるはずだ。

ただしBtoBマーケティングの各種業務ではスピード感も重要だ。そのため、手作業よりも効率化できる名刺管理が求められるだろう。

ここでは以下2つの方法を紹介する。

• エクセルに書き出せるフリーソフト・アプリを使う
• エクセルで自作する

エクセルに書き出せるフリーソフト・アプリを使う

名刺管理に特化したパソコンソフトやアプリケーションがある。スキャナーで名刺を読み取るほか、スマホ撮影にてソフト等に取り込んだ名刺の文字を読み取り、名前や住所等をデータ化するという趣旨のものだ。

そのソフト等で読み込んだ内容をCSV形式のファイルに変換させ、エクセルにインポートすればデータ管理が容易になる。

ソフトやアプリもフリーソフトが存在する上、アプリを起動させれば名刺をもらい受けたその場で作業ができる。

「後から作業をする」ということが少なくなり、スピード感ある取引につながる可能性も膨らむだろう。

エクセルで自作する

エクセルは関数を利用すれば、データベースとして活用できる。もちろん、名刺管理にも応用できるため、ビジネスマンの多くが自分専用の名刺管理ブックを作っていることだろう。

名刺管理に必要な10個程度の項目を作り、名刺交換の都度、入力をするだけでデータベース化が可能になる。

先述の10個程度の項目が属性になるため、関数やソート機能を活用すれば、DM発送時の抽出作業などが格段に楽になるのは言うまでもない。

もちろん、自分が使いやすい名刺管理データベースへと育てることもできるだろう。

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エクスポート機能がある名刺管理フリーソフト・アプリ6選

ここからは、ほかのソフトやアプリへ読み取った名刺のデータをエクスポートできるソフトを紹介する。

フリーソフト、もしくはフリーで利用できるアプリケーションを中心にBtoBマーケターが仕事上で広く活用できる機能があるものをピックアップして紹介したい。

WANTEDLY PEOPLE

出典元URL:https://people.wantedly.com/

400万人ものユーザーを誇るメジャーな名刺管理ソフトだ。最大10枚の名刺を一括で瞬間的にデータ化できる機能は特筆に値するものだ。

またスキャン後のデータから、「相手が所属する会社の情報」といった相手に関連する情報を検索が可能なため、次につなげるソフトとしても注目されている。

セキュリティに関してもAIが管理しているため、個人情報漏洩といった心配がなく、丁寧に名刺管理がしたいというビジネスマンにおすすめできる名刺管理アプリだろう。

my Bridge

出典元URL:https://jp.mybridge.com/home

myBridgeは、無料通話アプリLINEのアカウントでログインできる名刺管理アプリだ。スマホで撮影するだけで名刺情報がすべてデータ化されるため、面倒な修正作業も不要だ。

共有名刺帳を作成することで、グループ内で名刺情報を共有でき、チーム内でアプローチする案件にも対応可能だ。

アプリ内に名刺登録をしておけば、スマホ電話帳に登録していない番号からの着信表示も可能。スムーズな対応が期待できる。LINE上で名刺交換ができることも特筆すべきだろう。

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Eight

出典元URL:https://8card.net/

名刺交換ソフトとSNSを組み合わせた名刺管理草分け的アプリだ。古くから利用するアクティブユーザーも多く国内のシェアは高い。

PCやスマホから管理が可能でフェイスブックのような使い勝手でオンライン名刺としてメッセージ送信や近況報告ができる手軽さがユーザーに支持されている。

ただし名刺の更新をする場合は新規入力が必要になることや、名刺データのダウンロード管理には有料のプレミアムプランへの加入とPCからのアクセスが必要になるので注意したい。

スマホだけで名刺管理を完結させたい、狭い人脈で手広いチャンスをつかみたいという人におすすめのサービスだ。

Evernote

出典元URL:https://evernote.com/intl/jp

自分に合った方法でコンテンツを作り上げていけるクラウドノートアプリだ。かつてリリースされていた「Evernote Scannable」の機能が継承されているため名刺管理も自在。

アプリから撮影するだけで名刺を認識しOCRによって読み取りが可能だ。プロジェクトの管理やリマインダーの作成なども可能なので、関連付けた名刺管理をするなど、自分の仕事に直結させるといった、自由に使える点はBtoBマーケターにとって利点になるだろう。

ただし、すべての機能を使いこなすには有料版の利用が前提となる。

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名刺バンク

出典元URL:https://www.inet-datacenter.jp/dream_cloud/meishi_bank/#07

「名刺バンク」は名刺管理に特化したアプリだ。従量課金制だから個人よりも企業内でのシェアに向いているアプリである。

クラウド上での管理で、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスにフレキシブルに対応可能。名刺情報はデータ化されるため、効率的に名刺の管理ができる利点がある。

登録した名刺において人物相関図を作成することもでき、新たな人脈発掘のほかプレゼン力強化に向けた社内での情報共有にも強みができるシステムだ。

CAMCARD　（個人版）

出典元URL:https://www.camcard.jp/personal/

電子名刺の交換を検討している場合におすすめしたい名刺管理アプリが「CAMCARD」だ。16言語もの認識力は、海外企業とBtoB取引が多いマーケターにはぜひ使ってほしい機能だ。

クラウド管理がなされているため、企業内で情報を共有することも可能。PCからの無料登録ならば無制限で名刺管理が可能で、便利に使えるメリット大だろう。

無料版スマホアプリは広告表示がなされるが、名刺登録上限は200枚であるため、広告のわずらわしさを差し引いても有効活用が可能だ。

エクスポート機能がある名刺管理フリーソフト・アプリ比較表

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ソフト・アプリを使うメリット

かつては、名刺ファイルの冊数や名刺の枚数がステイタスであり、人脈の広さを推し量るための要素の一つとなっていたが、今のご時世はペーパーレス世代。データ化による取引先の管理がより有益な情報となりうる。

専用の名刺管理ソフトやアプリを利用することは、時短につながる上、ピンポイントにターゲットを絞り込みすることができるため、ビジネスマンにとって大きなメリットになるだろう。

ここでは、名刺管理アプリやソフトを使うことの以下3つのメリットを紹介する。

• 手間をかけずにすぐ使える
• 検索や共有など機能が豊富で大容量
• 面倒な入力の手間がない

手間をかけずにすぐ使える

既成の名刺管理ソフトやアプリを使うことで、自社システムを開発する必要がなくなる。もちろん開発費用やそれにかける時間も大幅に省くことができ、会社にとって、大きなコストダウンにつながるだろう。

ソフトによっては課金制のものもあるが、月額や年額料金が格安で利用できるソフトも多いため、自社システム多額の費用を投じることと比べても圧倒的に安く名刺管理が可能だ。

UIなども洗練されたものが多いため、ビジネスマンにとって使い勝手の良さも重視されるだろう。

検索や共有など機能が豊富で大容量

名刺管理ソフトなら名刺の管理以外にも、登録者や属性などの検索や社内間共有といった情報をリアルタイムで共有することができる。

ターゲットに合わせたDM送付なども検索機能によって便利に使えるだろう。また、ソフトによっては相手先の企業情報もタイムリーに受け取ることができる。

一部サービスでは従量課金制や登録枚数上限などの制約があるが、オンラインやクラウド型のサービスであれば保存データも大容量で名刺の保存枚数も無制限となるため、法人で利用する際におすすめしたい。

面倒な入力の手間がない

ほとんどの名刺管理ソフトなら、スマホカメラやスキャナーで撮影するだけでOCR認識できる機能が搭載されている。精度が高いためほぼ100％読み込みが可能だ。

一部のサービスでは手入力による補正が必要になるが、面倒な手入力の手間を省けるため、名刺管理にかける時間を大幅に短縮することができる。

サービスによっては10枚までの名刺を1度にスキャンできる機能もあるため、一度の入力だけで作業が終了するというメリットも生まれる。

人件費の削減にもつながる上、入力ミスといったヒューマンエラーも限りなくなくせるだろう。

自作エクセルで名刺管理をする方法

名刺管理ソフトの導入とまではいかない場合もあるだろう。自分の使い勝手の良いように名刺管理をしたい場合は、表計算ソフトのエクセルを駆使して、自作の名刺管理データベースを作ることをおすすめしたい。

ここからは、エクセルを用いた自作で名刺管理用データベースを作る方法を、手順を追って説明しよう。

エクセルでデータを作るためには、手入力が必要になる。またある程度のエクセルの知識も必要だ。エクセルの基礎知識はあらかじめ覚えておきたい。

項目を決める

名刺管理には、いくつかの管理項目が必要だ。各々にとって必要な情報は変わってくるが、基礎情報程度は固めておきたい。名刺管理に必要になる情報を以下だ。

• 姓名（ふりがな）
• 企業名
• 所属部署
• 役職名
• 郵便番号
• 企業の住所（都道府県から記載すると便利）
• 電話番号など会社連絡先
• 携帯番号など個人の連絡先
• メールアドレス（リンク必須）
• 会社URL（リンク必須）
• 備忘録項目

メールアドレスなどは個人と企業を分けて入力しておくと、個別に連絡を取りたいときに便利に利用できる。またリンクを作っておけば、クリックするだけでメーラーが立ち上がるほか、サイトへ飛ぶことができるため効率的に作業が進むだろう。

列・行の設定

項目が決まれば、列には項目を入力し、行には項目に従った名刺情報を入力していこう。

項目が多いほど、名刺管理枚数が多いほどスクロールが必要になるため「行固定」の機能を利用するとよい。

なお、行固定の方法は「レイアウト→ウインドウ枠の固定→先頭行を固定」の手順で可能だ。

項目を入力する際は先頭行もしくは2行目に入力することで、行固定を利用しても画面上を広く見渡せるようになる。

入力用のシートは分けると管理しやすい

一つのシートに、下記のような入力用のシートと先述のデータベース用のシートを作っておきたい。入力用シートから、「名前DB」の対応セルにリンクするよう関数を設定しておくとよいだろう。

エクセル名刺管理テンプレート

名刺管理のためのエクセルシートを作ること自体が面倒に思えることもあるだろう。また、関数や数式を都度入力することもわずらわしさを感じるはずだ。

こんな時には既存の名刺管理に関するテンプレートを利用することも一案だ。画像が挿入できるなどビジュアル面でのメリットや入力体裁も整うこともメリットにつながるだろう

マイクロソフト社が提供するこちらのテンプレートならば、文字を入力するだけ画像を挿入するだけというような便利さがあるのでおすすめしたい。

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エクセルで名刺管理するメリット

ここまでエクセルで名刺管理をする方法をお伝えしてきたが、「メリットが見いだせない」という疑問を持つ人も少なくないだろう。

機能面も充実している名刺管理アプリも存在しており、エクセルファイルへのエクスポートができるのであれば、自作で名刺管理データを作らずともよいでは？という考えもあると思われる。

ここでは敢えてエクセルで名刺管理をすることの以下2つのメリットについてまとめる。

• シンプルな名刺管理ができる
• アプリの不具合やネット環境に左右されない

シンプルな名刺管理ができる

エクセルでデータベースを作る際には、自分や自社にとって必要な情報だけをあらかじめ抽出できるメリットがある。

必要な項目だけを入力できるようカスタマイズでき、シンプルな名刺管理用のデータベースづくりを心掛けることもできるだろう。

もちろんこの方法は管理するデータ量（名刺枚数）が比較的少ない場合に向いている。個人レベルでのデータ管理や、プロジェクトごとに名刺整理をしていきたいという場合に役立つ方法だ。

アプリの不具合やネット環境に左右されない

アプリはダウンロード数が伸び悩んだ場合や企業の方針によって、突然更新停止や配信終了の措置が取られることがある。

これは名刺管理アプリにも及びかねない状況だ。また、クラウド管理やセキュアがしっかりしていると謳われていても、情報の流出事故の不安は常に背中合わせになるだろう。

その点、エクセルでの管理はオフラインでの作業となるため、ネットの接続状況やアプリの不具合などには左右されない強みがある。

ネットに接続させないパソコンで作業すれば、ハッキングの被害をある程度まで防ぐことができるだろう。

また、情報流出のきっかけとなるのは否めないが、あらかじめ作られたエクセルデータをスマホやタブレットで共有でき、クラウド型ソフトなどに近い使い勝手で名刺情報を共有できるメリットも生まれるだろう。

名刺管理から見込み育成や商談創出に成功した事例

名刺管理を行い、メルマガやMAなどを活用して見込み育成や商談創出に成功しているBtoB企業の成功事例をご紹介する。名刺管理からの見込み育成や商談づくりのヒントにしていただければ幸いだ。

まとめ

名刺管理ソフトに関する情報と、エクセルによる名刺管理の方法やそのメリットについてまとめた。多様な機能を持った名刺管理ソフトは個人や企業にとって有益になる反面、課金といったコスト面の問題や情報流出のリスクも否めないため、情報の取捨選択を入念に行った上で導入すべきである。

また、エクセルで利用できる名刺管理用のテンプレートも無償でダウンロードできるため、有効活用できる方法も検討していくとよいだろう。煩雑な名刺管理も効率化させる方法を検討し、スピード感がある取引につなげよう。